Educatief verlof kan worden gebruikt door werknemers met een volledige dagtaak en door bepaalde deeltijdse werknemers.
Zij die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst en zij die zonder arbeidsovereenkomst, maar wel in gelijkaardige omstandigheden, onder het gezag van een werkgever prestaties verrichten. Tot de tweede categorie behoren o.m. stagiairs en uitzendkrachten. Leerlingen (middenstand en industrieel), personeel uit de openbare sector, zelfstandigen en onderwijzend personeel zijn uitgesloten van het toepassingsgebied.
Bedoeld wordt dat de werknemer zoveel uren presteert als de normale arbeidsduur in de sector of in de onderneming bedraagt óf dat de werknemer door samenvoeging van verschillende deeltijdse contracten een volledige dagtaak heeft (meer bepaald als het samengeteld aantal uren van de deeltijdse dagtaken gelijk is aan de normale arbeidsduur.) Om de "normale arbeidsduur" te bepalen voor een werknemer met verschillende deeltijdse contracten, neemt de FOD een pragmatisch standpunt in: de toekenning van het educatief verlof wordt aanvaard, als het geheel van de prestaties 35 uren per week bedraagt.
Sinds 1 september 2001 kunnen ook deeltijdse werknemers van educatief verlof genieten. Ze moeten wel voldoen aan één van de drie volgende omschrijvingen. 1. Minimum 4/5 werken én een algemene en/of een beroepsopleiding volgen. 2. Deeltijds werken op basis van een variabele werktijdregeling en een algemene en/of beroepsopleiding volgen. 3. Minimum halftime en minder dan 4/5 werken, met een vaste werktijdregeling én een beroepsopleiding volgen tijdens de werkuren.
Het moet gaan om een erkende opleiding. Het is niet nodig dat er een verband is tussen de opleiding en de functie van de werknemer. De gevolgde opleiding moet minstens 32 uur omvatten.
Educatief verlof kan alleen genoten worden voor de opleidingen die erkend zijn door de wet. De erkende opleidingen zijn ingedeeld in algemene opleidingen en beroepsopleidingen. In de praktijk kan het onderscheid gemaakt worden aan de hand van het getuigschrift van regelmatige inschrijving dat de werknemer moet overhandigen aan de werkgever. Daarop is aangeduid over welke categorie van opleiding het gaat. Het onderscheid tussen algemene of beroepsopleidingen is van belang voor het bepalen van de duur van het educatieve verlof.